Vorige week een interessant lezing bijgewoond bij Koeleman Accountants door mr. L de Haan van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) over de WWFT
WWFT staat voor de Wet ter voorkoming van Witwassen en het Financieren van Terrorisme. Hierbij werd een nadere uiteenzetting gegeven over het toezicht  door het BFT op de naleving van de verplichtingen uit hoofde van de WWFT.

In de praktijk is namelijk gebleken dat accountants en administratiekantoren moeite hebben om hier op de juiste wijze mee om te gaan. Naast een theoretisch uiteenzetting werd een behoorlijk deel  van de lezing aangewend met praktijkvoorbeelden.

Je hebt dus blijkbaar als Administratiekantoor ook een meldingsplicht indien je een z.g. ongebruikelijke transactie waarneemt. Doe je dat niet dan riskeer je een boete.
Loonbelastingfraude, te hoge kassaldo’s, contante leningen, contante transacties
(> € 25.000,–) contante stortingen enz.

Het BFT houdt met name door het doen van onderzoeken, toezicht op het werk van notarissen, gerechtsdeurwaarders en enkele WWFT-plichtige beroepsgroepen, zoals accountants en administratiekantoren.

Als toezichthouder draagt het BFT bij aan de rechtszekerheid en de integriteit van het financiële stelsel in Nederland. Het BFT valt onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Veiligheid en Justitie. De toezichthouders bij het BFT zijn juristen en accountants.

Notarissen
Het BFT houdt op grond van de Wet op het notarisambt toezicht op de financiën van een notaris en op de kwaliteit en integriteit van notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen. Het BFT controleert bijvoorbeeld of de gelden van cliënten die aan een notaris zijn toevertrouwd, op een juiste wijze worden bewaard. Daarnaast controleert het BFT de financiële administratie van een notaris. Ook houdt het BFT toezicht op de kwaliteit van de werkzaamheden en op de integriteit van de notaris, toegevoegd notaris en kandidaat-notaris.

Gerechtsdeurwaarders
Het BFT houdt op grond van de Gerechtsdeurwaarderswet toezicht op het beheer van gelden die een gerechtsdeurwaarder van debiteuren heeft ontvangen. Daarnaast controleert het BFT de financiële administratie van een gerechtsdeurwaarder.

WWFT-plichtigen
Tot slot ziet het BFT toe op de naleving van de WWFT onder meer bij de vrije beroepsbeoefenaren (kandidaat-) notarissen, advocaten, belastingadviseurs en openbare accountants. De wet verplicht genoemde vrije beroepsbeoefenaren onder meer om op juiste wijze hun cliënten te identificeren. Het BFT controleert of dat goed gebeurt.

De toezichthouders van het BFT bezoeken notarissen, gerechtsdeurwaarders en WWFT-plichtigen afhankelijk van geconstateerde risico’s in de uitoefening van hun werk. Een toezichthouder gaat op grond daarvan een gesprek aan met de professional en controleert bijvoorbeeld interne procedures en dossiers.

Het BFT treedt waar nodig op als een partij zich niet aan de voor zijn beroep geldende wetten en regels houdt. Daartoe kan het BFT bijvoorbeeld een boete of dwangsom opleggen of een klacht indienen bij de bevoegde tuchtrechter.

Werkwijze
Het BFT is aangewezen  als één van toezichthouder op de naleving van de bepalingen ingevolge de anti-witwasregelgeving in Nederland: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) (voorheen de Wet identificatie bij dienstverlening (Wid) en Wet Melding ongebruikelijke transacties (Wet Mot)). Het BFT is belast met het toezicht op (kandidaat-) notarissen en toegevoegd notarissen, belastingadviseurs, registeraccountants, accountants-administratieconsulenten, dan wel degene die anderszins zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig daarmee vergelijkbare activiteiten verricht, zoals administratiekantoren, belastingadviseurs en bedrijfseconomische adviseurs.

Het toezicht van het BFT is gebaseerd op een driesporenbeleid:

• het verhogen van de bewustwording rond wet- en regelgeving, (witwas-)risico’s en het belang van terrorisme- en witwasbestrijding (middels artikelen en presentaties);
• de naleving van wet- en regelgeving bevorderen via beroepsorganisaties en –verenigingen al dan niet via peer-reviews (intercollegiale toetsing);
• door middel van eigen reguliere en risicogerichte onderzoeken de naleving van wet- en  regelgeving door bovengenoemde professionals te toetsen

Toetsingskader
Voor het uitoefenen van het toezicht is het nodig dat het toetsingskader helder is. Het BFT is toezichthouder. De normen voor het toetsingskader worden met name bepaald door de wet- en regelgevers en de tuchtrechter.

De WWFT is naast algemene verplichtingen gebaseerd op twee belangrijke pijlers, namelijk: het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht. Het begrip cliëntenonderzoek is ruimer dan het louter identificeren van de cliënt. Het gaat met name om:

• Verificatie van de identiteitsgegevens van de cliënt;
• Indien van toepassing, identificatie en verificatie van de uiteindelijk belanghebbende of UBO (‘ultimate beneficial owner’);
• In kaart brengen van  de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt;
• Vastlegging van risicobeleid, risicoprofielen, cliëntenacceptatie bij PEP’s;
• Personeel moet op de hoogte zijn van wet- en regelgeving en inzicht verwerven in het herkennen van ongebruikelijke transacties;
• (Voortdurende) monitoring van de zakelijke relatie gericht op het risicoprofiel van de cliënt en in voorkomend geval onderzoek naar de bron van het vermogen.

Het cliëntenonderzoek kan worden afgestemd op het risico dat een bepaalde cliënt, zakelijke relatie, product of transactie met zich meebrengt. Dit betekent in de praktijk meer aandacht voor situaties waarbij sprake is van een hoger risico op witwassen en/of terrorismefinanciering. In zogenaamde laag risico situaties – cliënt is bijvoorbeeld een beursgenoteerde onderneming of een 100% dochtermaatschappij daarvan – kan een vereenvoudigd cliëntenonderzoek plaatsvinden. In situaties die een hoog/hoger risico vormen, zoals bijvoorbeeld een PEP-cliënt of wanneer een cliënt fysiek niet aanwezig is voor identificatie, is verscherpt cliëntenonderzoek verplicht.

Van belang is verder dat onder het regime van de WWFT de onder toezicht gestelde instelling verplicht is tot het ontwikkelen van interne procedures en controles ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme alsmede zorg te dragen voor een adequate opleiding van haar werknemers.

Een privérekening is tenslotte gratis. De bankrekening(en) die je gebruikt voor je bedrijf kunnen beter zakelijke rekening(en) zijn. Over het algemeen is een betaalde zakelijke rekening goedkoper dan een gratis privérekening. Wat zijn nu belangrijke redenen en afwegingen om toch een zakelijke rekening te openen:

Veel banken verbieden zakelijk gebruik van een privérekening
Dit staat in hun voorwaarden. Logisch ook, een privérekening is gratis. Het is niet de bedoeling dat je bovenop je privétransacties ook zakelijke transacties heen laat lopen. Als je zakelijk gebruik maakt van de betreffende bank, moet je meestal gewoon een zakelijke rekening openen waar je naast de maandelijkse kosten ook betaalt per transactie. Sommige banken staan zakelijk gebruik van een privérekening overigens wel toe.

Het geeft inzicht
Het hebben van een zakelijke bankrekening is fiscaal gezien niet verplicht. Maar de fiscus stelt wel als eis dat je boekhouding overzichtelijk en controleerbaar moet zijn. Wanneer je zakelijke- en privétransacties over één rekening laat lopen, dan raak je het spoor al snel (volledig) bijster. Je hebt dan totaal geen inzicht en overzicht meer en het kost je uiteindelijk veel tijd en dus geld om de boel weer uit te zoeken. Als je dit klusje overlaat aan je boekhouder kan het behoorlijk in de papieren lopen, want het uitzoeken van soms vele duizenden transacties kost veel tijd. Soms zeggen ondernemers dan: Ja, maar dan open ik toch een extra privérekening ? In theorie kan dat, maar ook dat pakt vaak duurder uit.
Als je bedrijf heel klein is, dan kun je er in theorie soms voor kiezen om je zakelijke transacties over je privé rekening te laten lopen, maar meestal start je een bedrijf met de intentie om er een zakelijk succes van te maken. Het aantal transacties neemt dan al snel toe. Omdat het hebben van een zakelijke rekening nu ook weer geen vermogen kost kan je beter gelijk goed te starten.

Een zakelijke bankrekening kun je koppelen aan je boekhoudprogramma
Dankzij een koppeling tussen je boekhouding en de bank, worden alle banktransacties dagelijks automatisch naar je boekhouding gestuurd. Daarmee voorkom je dat alle banktransacties stuk voor stuk overgetypt moeten worden in je boekhouding. Dat bespaart heel veel tijd en geld. Omdat boekhoudprogramma’s steeds moderner worden, worden transacties soms al automatisch herkend. Dat bespaart dus nog meer tijd en geld. Niet alle banken kunnen overigens met alle boekhoudprogramma’s gekoppeld worden. Dus wel even checken van te voren.

Een zakelijke bankrekening biedt heel veel belangrijke extra mogelijkheden
Als je werkt met een online winkelwagen, je wilt automatisch incasseren, je hebt een zakelijke creditcard nodig, je wilt lening afsluiten of je wilt klanten de mogelijkheid bieden om te pinnen; dan heb je een zakelijke rekening nodig. Al deze opties helpen je om je bedrijf verder te automatiseren, zodat je met meer gemak inkomen genereert.

Het staat professioneel om een bankrekening op naam van je bedrijf te hebben
Het oogt tot slot professioneler om een rekening op naam van je bedrijf te hebben. Klanten kunnen de factuur dan betalen aan het bedrijf en niet aan jou privé.